Die Baugruppe als GbR und der Verwalter nach WEG

Ausgangssituation

Die Teilungserklärung ist beurkundet und vollzogen. Damit sind verschiedene Wohnungsgrundbuchblätter angelegt, in denen jeweils die Baugruppe als GbR eingetragen ist (2023). So entsteht die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, wenngleich auch nur als 1-Personen-WEG. Dies ist vergleichbar mit der Situation eines Bauträgers, dem noch alle Wohnungen gehören. In dieser Phase können die geschäftsführenden Gesellschafter der GbR (ebenso wie der Bauträger) bereits Geschäfte für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer abschließen.

Folgende Fragen stellen sich nun ...  

a) Wann und wie sollte ein WEG-Verwalter bestellt werden?

b) Was ist der Unterschied zwischen der Bestellung eines Verwalters und dem Abschluss eines Verwaltervertrages?

c) Ist eine Selbstverwaltung möglich und sinnvoll?

a) Wann und wie sollte ein WEG-Verwalter bestellt werden? 

Die Bestellung eines Verwalters kann frühestens mit der Begründung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer erfolgen. Die Wohnungseigentümer können eine Person nicht durch Vertrag zum Verwalter bestellen. Die Bestellung richtet sich ausschließlich nach § 26 WEG. (Öffnet in neuem Fenster) In einer Eigentümerversammlung beschließen die Eigentümer gemeinsam oder die GbR als Alleineigentümerin (vertreten durch die geschäftsführenden Gesellschafter) über die Bestellung des Verwalters. Die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss bedarf der öffentlich beglaubigten Unterschriften. Damit ist der Verwalter im Außenverhältnis legitimiert. Einer separaten Vollmacht bedarf es nicht. 

Mit der ordnungsgemäßen Bestellung des Verwalters vertritt dieser die WEG im Außenverhältnis allein § 9b Abs. 1 WEG (Öffnet in neuem Fenster). Der Verwaltern hat im Außenverhältnis eine unbeschränkte Vertretungsmacht, die auch nicht durch Beschluss oder Vereinbarung beschränkt werden kann. Der Verwalter vertritt nicht die einzelnen Wohnungseigentümer, also auch nicht die GbR, sondern die rechtsfähige Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.
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Seine Rechte und Pflichten im Innenverhältnis ergeben sich aus § 27 WEG (Öffnet in neuem Fenster). Mehr oder weniger Aufgaben bedürfen der Beschlussfassung (oder ergeben sich aus der Teilungserklärung). Es reicht nicht aus, diese im Verwaltervertrag zu beschreiben. Die Rechte und Pflichten bestehen ausschließlich gegenüber der rechtsfähigen Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Der Abschluss von langfristig laufenden Verträgen ist nie von untergeordneter Bedeutung. Somit bedarf fast jeder Vertrag der vorherigen Beschlussfassung in einer WEG-Versammlung.  

Mit der Bestellung des Verwalters verlieren die geschäftsführenden Gesellschafter der GbR ihre Legitimation, die WEG weiterhin nach außen zu vertreten. Für die laufende Verwaltung der WEG ist nur noch der Verwalter zuständig und es gelten die gesetzlichen Vorgaben aus dem WEG-Recht und damit aus der Teilungserklärung.

Für die Erstherstellung der Gebäude ist und bleibt die GbR zuständig und es gelten die Regelungen aus dem Gesellschaftervertrag. 

Zwischen diesen beiden Tätigkeitsfeldern und den jeweils anzuwendenden Rechtsvorschriften muss klar unterschieden werden.

Faktisch führt dies zu folgendem mehrstufigen Verfahren:

In der Gesellschafterversammlung ist zu beschließen, wie der geschäftsführende Gesellschafter für die GbR (als einzige Sondereigentümerin) bei Beschlüssen in der WEG-Versammlung abzustimmen hat.

In der WEG-Versammlung, zu der der Verwalter ordnungsgemäß nach WEG-Recht einlädt, ist nur ein geschäftsführender Gesellschafter der GbR vertreten. Die in der WEG-Versammlung gefassten Beschlüsse sind in einer Beschluss-Sammlung niederzulegen. 

Die zu frühe Bestellung eines Verwalters erhöht insgesamt den organisatorischen Aufwand.
Insofern rate ich dazu, erst mit dem Auseinandersetzungsvertrag bzw. nach den Auflassungen den Verwalter zu bestellen. Dann kann auch der Verwaltungsbeirat als unterstützendes und kontrollierendes Gremium gewählt werden.
 

b) Was ist der Unterschied zwischen der Bestellung des Verwalters und dem Abschluss des Verwaltervertrages? 

Zu unterscheiden ist zwischen der Bestellung des Verwalters als Organ der "Gemeinschaft der Wohnungseigentümer" einerseits und dem Abschluss des Verwaltervertrages andererseits. Zwar wird die Auswahl des Verwalters wesentlich durch die wirtschaftlichen Eckpunkte des Verwaltervertrages bestimmt, es handelt sich jedoch um unterschiedliche Rechtsgeschäfte, die lediglich inhaltlich miteinander verbunden sind.
Üblicherweise wird zunächst der Verwalter bestellt und anschließend der Beiratsvorsitzende beauftragt und bevollmächtigt, den Verwaltervertrag zu unterzeichnen. 

Die Bestellung oder Abberufung des Verwalters muss in einer Eigentümerversammlung erfolgen. Für diese Versammlung gilt das WEG-Recht und nicht der Gesellschaftervertrag der GbR. Der Verwalter ist grundsätzlich verpflichtet, mit dem Verwaltungsbeirat zusammenzuarbeiten. 

Der Verwaltervertrag ist entweder ein Auftrag § 662 BGB oder ein entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag § 675 BGB (Öffnet in neuem Fenster).

Der Verwaltervertrag endet spätestens 6 Monate nach der Abberufung. Die Beendigung erfolgt kraft Gesetzes § 26 Abs. 3 WEG. Eine Kündigung des Verwaltervertrages ist nicht nötig. Die Möglichkeit, den Geschäftsbesorgungsvertrag mit kürzerer Frist zu kündigen, insbesondere aus wichtigem Grund oder aufgrund einer entsprechenden Vereinbarung, bleibt unberührt. Ob ein wichtiger Grund vorliegt, hat nur noch Bedeutung für die Frage, ob der Anspruch auf Vergütung sofort oder noch 6 Monaten endet.

Ungeachtet der Bestellung eines Verwalters kann die GbR die Fachkompetenz des künftigen Verwalters durch den Abschluss eines Geschäftsbesorgungsvertrages nutzen. Dieser Vertrag sollte jedoch nicht als Verwaltervertrag betitelt sein. Eine Vollmacht an den „Dienstleister“ ist ausreichend, damit dieser im Außenverhältnis agieren kann.

 
c) Ist eine Selbstverwaltung möglich und sinnvoll?

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Eine Mitgliedschaft beim "wohnen im eigentum e.V." ist hilfreich bei Selbstverwaltung.