So organisierst du ein Community-Event

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Es ist Montagmorgen. Du liest die Blaupause, den Newsletter, mit dem du Communitys besser verstehst und erfolgreich Mitgliedschaften anbietest. Diese Woche: Bring deine Community im echten Leben zusammen.

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Hallo!

Ich habe ich noch gar nicht berichtet, wie toll ich den Steady Growth Day in Hamburg fand. Nun sind die Fotos von Philipp Sipos (Öffnet in neuem Fenster) da, darum schreibe ich heute auf, wie unkompliziert und gleichzeitig erfüllend es ist, ein Community-Event zu organisieren – selbst wenn man bis eine Minute vor Beginn noch nicht weiß, worum es den ganzen Tag überhaupt gehen wird. (Und ganz unten erfährst du, wie du im November in Wien oder München selbst teilnehmen kannst.)

Der erste Steady Growth Day war eigentlich keiner, sondern ein Blaupause-Community-Tag – ein Experiment, das ich im Februar 2023 rund um die Community dieses Newsletters ausprobiert habe. Die Idee war, Leute zusammenzubringen, die ähnliche Interessen und Probleme haben, die aber oft nicht viele andere kennen, die genau diese Herausforderungen teilen.

Damals kamen etwa 70 Leute in Berlin zusammen, wo uns Blaupause-Mitglied Rudolf die Räumlichkeiten seiner Quadriga-Hochschule kostenlos zur Verfügung gestellt hatte. Für die Teilnehmenden und vor allem auch für mich war das eine so positive Erfahrung, dass wir mit Steady im Oktober letzten Jahres in der gleichen Location etwas Ähnliches wiederholt haben: den ersten „Steady Growth Day“.

So geht Anti-Konferenz

Die Magie eines solchen Tages besteht darin, dass hier Menschen zusammenfinden, die sich vorher möglicherweise gar nicht kannten, aber sofort so viel gemeinsam haben, dass an jeder Ecke Ideen entstehen und wertvolle Informationen ausgetauscht werden. Vor ein paar Wochen waren wieder mehrere Leute dabei, die schon in Berlin teilgenommen hatten, und gleich zwei davon berichteten mir, dass sie nach dem letzten Growth Day mit jeweils einem anderen Teilnehmenden ein gemeinsames Projekt bzw. sogar eine Firma gegründet haben.

Wer sich mit Eventformaten beschäftigt, hat sicher schon mal den Begriff Barcamp oder un-conference gehört. Ich mag beide Begriffe nicht so sehr, weil sie etwas in die Jahre gekommen sind und irgendwie den Geist der Vor-Corona-Jahre atmen. Ginge es nach mir, sollten alle Konferenzen nach dem Prinzip funktionieren, dass die Teilnehmenden das Programm gestalten.

Denn normaler Konferenzen, seien wir ehrlich, sind ermüdend. Es sitzen zu viele Leute auf einem Podium, jeder kommt nur vier, fünf Minuten zu Wort, und man kann sich ziemlich genau denken, was sie erzählen werden. Anschließend hat man die meiste Zeit rumgesessen, mit halbem Ohr zugehört und gleichzeitig im Internet gesurft oder Block blast (Öffnet in neuem Fenster) auf dem Handy gespielt. Der eigentlich interessante Teil: die lauwarmen Kaffees, die man in den Minuten dazwischen an Stehtischen mit anderen Teilnehmenden trinkt.

Bei einer un-conference läuft das anders. Es gibt keine Panels, keine Vortragenden, keine Hierarchien. Stattdessen können alle Teilnehmenden eine Session vorschlagen, und darin ein Thema auf die Agenda setzen, das sie beschäftigt. Sollten sich genug andere Leute finden, die genau über dieses Thema sprechen wollen, findet die Session statt.

Das bedeutet, es gibt nicht viel Frontalunterricht, sondern vor allem Austausch von Ideen, Inspiration und Information. Klar, das kann auch mal schiefgehen; eine Session gerät durchaus mal unstrukturiert oder langweilig. Aber zu 80 Prozent sind sie meiner Erfahrung nach sehr interessant. Da es immer mehrere Sessions parallel gibt, ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass Langeweile aufkommt – vor allem verglichen mit anderen Konferenzen.

Location, Location, Location

Gleich vorweg: Es geht ziemlich einfach, ist wenig Aufwand und nicht besonders teuer. Vorausgesetzt, du findest eine Location, die du möglichst kostengünstig nutzen kannst. Das Wichtige dabei ist, dass die Location aus mehreren Räumen besteht—im Idealfall drei oder vier verschiedene Räume, die bis zu 20 oder 30 Personen aufnehmen können. Wir hatten das Glück, mit Next Media Hamburg kooperieren zu können (tausend Dank!), der Standortinitiative für Medien- und Digitalunternehmen in der Hansestadt, die über eine eigene Location verfügt, die geradezu ideal geeignet war: den 630 Quadratmeter großen Space (Öffnet in neuem Fenster), ein ehemaliger Speicher im Herzen der Speicherstadt.

Weitere Vorbereitungen bedarf es eigentlich nicht. Tatsächlich bin ich mit dem Steady-Team erst 20 Minuten vor Beginn der Veranstaltung im Space aufgeschlagen. Dann haben wir noch einen Computer mit einer Präsentation an den riesigen Bildschirm angeschlossen, und wir waren bereit. Natürlich hatten wir uns vorher um Getränke und um ein Mittagessen gekümmert. Aber selbst darauf könnte man im Zweifel verzichten, wenn entsprechende Lokalitäten in der Umgebung verfügbar sind.

So organisierst du ein Community-Event

Durch den Tag geführt hat uns in Hamburg Caro Schwarz, eine so herzliche wie professionelle Person und dazu noch – mit ihrem Musikmagazin Musicspots (Öffnet in neuem Fenster) – selbst Teil der Steady-Community. Caro schaffte es als Facilitator, den Tagesablauf zu organisieren, alle Leute mit guter Laune durch die Agenda zu lotsen und einfach dafür zu sorgen, dass sich alle wohlfühlen.

Facilitator Caro mit meinen Steady-Kollegen Justus

Um 10 Uhr, zum Beginn der Konferenz, kommen also alle zusammen. Zunächst einmal geht es darum, dass sich alle kennenlernen. Selbst wenn bis zu hundert Leute an so einem Tag teilnehmen, ist es meiner Meinung nach wichtig, dass sich alle einmal ganz kurz vorstellen. Caros waren zum Beispiel: „Ich bin Caro und meine Tags sind Musik, Business und verrückte Ideen.“ So hat jeder schon mal etwas gesagt, es gibt vielleicht sogar schon die ersten Anknüpfungspunkte, man kann sich ein paar Gesichter merken, und der Damm ist gebrochen.

Man muss dazu sagen, dass es nicht viele Dämme zu brechen gibt. Denn obwohl sich viele Leute zum ersten Mal begegnen, quatschen alle sofort ununterbrochen miteinander. Selbst für Introvertierte ist die Schwelle, in Kontakt zu treten, weniger hoch als zu anderen Gelegenheiten.

Der Ablauf ist ganz einfach: Sessions beginnen zu jeder vollen Stunde außer um 13 Uhr, denn dann gibt es Mittagessen, und um 17 Uhr gibt es eine Abschlusssession, dann ist der Tag auch schon vorbei. Sessions werden parallel ausgerichtet, das heißt, es gibt immer drei oder vier Sessions gleichzeitig in den verschiedenen Räumen. Am Ende des Tages hat man also Sessions um 11, um 12, um 14, um 15 und um 16 Uhr—und das mal drei oder vier, also bis zu 20 Sessions, ohne dass irgendetwas zuvor organisiert worden wäre.

Die Vorschläge für eine Session kommen morgens bei der Organisation der Agenda aus dem Publikum. Jemand schlägt ein Thema vor, schreibt es auf einen Zettel, stellt es mit wenigen Worten vor und klebt es an die Wand. Wenn genug Vorschläge vorhanden sind, wird abgestimmt, und die Teilnehmenden können durch eine Markierung mitteilen, an welchen Sessions sie besonders interessiert sind.

Während die ersten Sessions um 11 Uhr laufen, wird die Agenda für den Rest des Tages so geplant, dass Themen, die besonders populär sind oder ähnliche Inhalte behandeln, nicht gleichzeitig stattfinden. Nach 12 Uhr gibt es also an der Planungswand eine Sessionübersicht. In Hamburg sah die dann so aus:

Wie du dabei sein kannst

Auf die Inhalte näher einzugehen ist leider ein bisschen sinnlos, denn im Grunde funktionieren die Sessions nur, wenn man dabei ist, selbst mitreden kann, nachfragen kann, etwas über die anderen Teilnehmer:innen erfährt und hinterher direkt neue Verbindungen knüpfen kann. Damit das möglich ist, ohne nach Norddeutschland zu reisen, gibt es im November gleich zwei Möglichkeiten, einen Growth Day mitzuerleben: am 9. November in Wien (Öffnet in neuem Fenster) (ein Samstag) in Zusammenarbeit mit FJUM –_forum journalismus und medien wien (Öffnet in neuem Fenster) und am 21. November (ein Donnerstag) in München (Öffnet in neuem Fenster), powered by Media Lab Bayern (Öffnet in neuem Fenster). Wenn du dabei sein willst, melde dich direkt an.