Wie organisierst und realisierst du Ideen langfristig und effektiv? 💡

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Diese Frage hat keine einfache Antwort. Ich habe jahrelang selbst geglaubt, dass es nur eine richtige Methode, ein bestimmtes Tool oder die richtige Motivation braucht, um strukturierter, disziplinierter und fokussierter zu werden. Vielleicht kennst du dieses Gefühl. Doch die Vorstellung, dass wir unser komplexes Denken und unsere unzähligen Ideen nur durch eine einzige Sache organisieren können, ist naiv.

Mir wurde das erneut klar, als ich ein Video von Ali Abdaal sah. Er erklär eindrücklich, dass es ein System braucht, das zu unseren individuellen Bedürfnissen passt. Es gibt keine genaue Anleitung für ein solches System, da jeder unterschiedlich ist. Aber zumindest gibt es eine grobe Struktur, die ich selbst sehr erhellend fand:

https://www.youtube.com/watch?v=T6hmdrsLQj8 (Opens in a new window)

Dein Gehirn wird es dir danken

Das es sinnvoll ist, wenn du Aufgaben, die dein Gehirn nicht gut erledigen kann, an ein System auslagerst, war eine neue Perspektive für mich. Dieses Video hat mir die Grundstruktur eines Produktivitätssystems offenbart und bewusst gemacht, wie wichtig es ist, das Gehirn damit zu entlasten. Unser Gehirn sollte sich auf seine Stärken konzentrieren, nicht darauf, sich alles allein zu merken oder das Chaos in unserem Kopf zu organisieren.

3 Ebenen - ein System: Mein Aha-Moment soll auch deiner sein 💛

In diesem Artikel lernst du die drei Ebenen kennen, aus denen ein Produktivitätssystem bestehen kann. Das Beste daran ist, dass du bereits einige dieser Elemente verwendest. Die Erkenntnis, diese Elemente als ein System mit verschiedenen Ebenen zu betrachten, war für mich ein echter Durchbruch, den ich gerne mit dir teilen möchte.

Und dann geht es doch eh wieder den Bach runter... 🤷🏼

Wir alle verlassen uns auf Tools, aber sie scheinen nie alles abzudecken. Ein kleiner Teil bleibt im Kopf, weil wir unserem System nicht zu 100% vertrauen. Wir schreiben Aufgaben in Apps - und hoffen bei jeder neuen App, dass es nun endlich klappen möge, mit dem Abarbeiten der To-Do-Liste. Aber wir erinnern uns trotzdem an 1-2 Aufgaben lieber aus dem Kopf. Was jegliches System untergräbt und nutzlos macht. Wir machen Notizen in Notion, aber schreiben die eine Sache doch lieber schnell auf einen Post-It.

Wenn du immer noch Aufgaben im Kopf behältst, bleibt ein leichter, aber konstanter Grundstress bestehen. Ein Rauschen. War da noch etwas? Habe ich das in die App geschrieben?

Die Crux ist - man kann sich nicht gut daran erinnern, was man vergessen hat.

Wie 'ne richtig leckere dreistöckige Torte 🎂 Ein System, dass dir schmeckt 🤤

Schön und gut, Antonia, denkst du dir jetzt. Was mach' ich mit dieser Info? Die Antwort ist, dass du dich nicht nur auf ein Tool verlassen musst. Du machst dir nach und nach ein System zu nutze, dass aus drei Ebenen besteht:

Ein Tool allein reicht nicht aus. Du brauchst einen mehrschichtigen Ansatz.

Ich zeige dir, wie meine 3 Ebenen aktuell aussehen. Nicht perfekt, sondern aus dem Leben gegriffen:

Ebene 1: Mein Leben organisieren

Das ist der vermeintlich einfachste Teil, weil wir alle es irgendwie machen. Doch da liegt schon der Hund begraben. „Irgendwie“ trifft es wohl sehr gut für viele von uns. Ich persönlich entdecke auf meiner Meaningful Productivity Reise auf der ersten Ebene viele Verbesserungsmöglichkeiten.

Kalender (Google Kalender)
E-Mail (Spark)
Aufgabenmanagement (Google Kalender, Todoist (Opens in a new window), Notion* (Opens in a new window))
Dateiablage (Google Drive, HiDrive, Lokale Festplatte)

Ich nutze als Kalender seit ein paar Wochen den Google Kalender, da ich ein Individualabo für den Google Workspace nutze. Vor ein paar Jahren habe ich viele Kalender ausprobiert (analog wie digital) und war dann doch bei dem iCal gelandet.

Es sollte einfach die Art von Tool sein, die für dich mit den wenigsten Umständen nutzbar ist.

Als E-Mail-Sammelstellte von 6 verschiedenen Postfächern nutze ich Spark (Opens in a new window). Dort kommen alle Mails übersichtlich zusammen. Aktuell arbeite ich daran Zero-Inbox in allen Postfächern zu erreichen und auch zu behalten. Das ist eine Aufgabe, an der ich schon länger knabbere…

Mein Aufgabenmanagement befindet sich aktuell im Wandel und ich versuche, die Kombination zu finden, die für mich funktioniert. Generell habe ich ein eher schwieriges Verhältnis mit To-Do-Listen. Ich nutze zur Zeit eine Kombination aus Aufgaben im Google Kalender, die App Todoist (Opens in a new window) und Notion* (Opens in a new window).

Mein File Management steckt in den Kinderschuhe und ich habe dort noch einige Optimierungen auf meinem Zettel. Ich nutze die Datenablage auf dem PC, Google Drive sehr sporadisch und habe einen eigenen Cloud-Speicher bei STRATO (HiDrive). Doch das muss auf jeden Fall einfacher gehen und sollte in Zukunft optimalerweise alles in Google Drive liegen - soweit das datenschutztechnisch möglich ist.

Ebene 2: Informationen festhalten - Lasset das Chaos beginnen!

Notizen (iPhone Notizen-App, PC-Ordner, Instapaper, Kindle)

Notizen: Der Versuch, die Informationen festzuhalten und nutzbar zu machen. Lesezeichen, unendlich viele offene Tabs, Notizenzettel, Notizenapps, dein Kindle, das Buch mit Markierungen und die vielen vielen Screenshots auf deinem Handy, von Dingen, die du dir für später merken willst.

Ich versuche die Tools zu reduzieren und meine gesammelten Highlights möglichst an einem Ort zu versammeln. Ein Ort davon ist die Standard-Notizen-App auf meinem iPhone. Der andere ein bestimmter Ordner auf dem PC - der wohl zu Google Drive ziehen sollte. 😅 Außerdem ist die Anwendung Instapaper (Opens in a new window) im Einsatz, sowie mein Kindle.

In Zukunft ist ein Readwise (Opens in a new window)-Account geplant, der viele manuelle Schritte automatisieren kann und es möglich macht wirklich nur noch einen Ort zu haben, an dem die gesammelten Ideen und Informationen erscheinen. Z.B. könnte ich dann automatisch die Highlights auf meinem Kindle zu Notion exportieren lassen.

Ebene 3: Wissen anwenden

Methode Second Brain von Tiago Forte

Hier greift eine Methode, die sich Second Brain (Tiago Forte) nennt. Das ist das Kreativlabor, der Ort an dem dein gesammelt Wissen zusammen kommt, reift und zu Weisheit wird. Nutzbar wird, weil Verbindungen sichtbar werden, weil du hier mit den Inhalten arbeitest. Sie durchsuchen und in Projekte umwandeln kannst. Der Garten in dem dein Wissen, die schönsten, nützlichsten und leckersten Früchte und Blüten trägt.

Die Methode ist für mich lebensverändernd. Ich werde mich in Zukunft weiter damit beschäftigen. Wer jetzt mehr erfahren will, dem sei das Buch empfohlen: Building a Second Brain - Tiago Forte. (Opens in a new window)

Ein System, das diese 3 Ebenen abdeckt, wird dir helfen, Ideen zu organisieren und umzusetzen, ohne dich zusätzlich zu stressen. Das System sollte für dich arbeiten, nicht andersherum.

Und jetzt bist du dran. 🫵🏻

Solltest du dich jetzt etwas überwältig fühlen oder auch Feuer und Flamme sein, hier zwei mögliche Startpunkte für dich:

Dein Fundament steckt voller Überraschungen 🎊

Ich kann dir nur empfehlen auf Ebene 1 anzufangen.

Kalender, E-Mail, Aufgaben und Datei-Management - Was stört dich? Was geht einfacher? Wie machen es andere? Schau dir die vier Elemente von Ebene eins ganz genau an. Dann teste und optimiere - so einfach und hilfreich wie möglich, sollte es für dich funktionieren.

Notizen machen ist eine Kunst 🖼️

Ein anderer Ansatz ist es zur Expertin im Notizen machen werden. Für erste Inspiration dazu, lies gern hier weiter: Einen Fehler, den wir fast alle beim Ideen sammeln machen. 🚫 (Opens in a new window)

Vier Augen sind besser als zwei.

Du hast dir deine Ebenen anschaut, doch hast das Gefühl den Wald vor lauter Bäumen nicht zu sehen? Dann tausche dich aus. Erzähle jemandem von deinen Erkenntnissen und Fragen.

Oder schreibe mir, was dich bewegt und welche Fragen du jetzt im Kopf hast. Erzähl mir, wie deine Ebenen gestaltet sind. Ich gebe dir sehr gern Feedback oder Anregungen zu Tools, wenn es passt. Einfach die Kommentarfunktion nutzen oder mir eine E-Mail schreiben (Opens in a new window).

Was ist in den letzten Minuten passiert? 🤔

Hast du deine Zeit mit dem Lesen dieses Artikel gut investiert? Wie viel Sterne würdest du dem Artikel geben? Welche eine Erkenntnis nimmst du mit?

Wie geht es weiter?

Was willst du jetzt gleich in den nächsten 5 Minuten machen, um dafür zu sorgen, dass dein Zeitinvest hier, noch länger Früchte trägt? 🫐

Ideen in Projekte verwandeln und diese Projekte in die Realität umsetzen. Ohne den Überblick zu verlieren. Mit einem System, das auf allen drei Ebenen für dich funktioniert. Und endlich einen großen Schritt näher dran sein, das Leben zu gestalten, dass du dir wünscht.

Ich für meinen Teil, bin immer mehr überzeugt, dass ich gerade sehr viele Dinge über Produktivität lerne, die mich langfristig dazu in die Lage versetzen, ein bedeutungsvolles Leben zu führen und weniger meiner Lebenszeit zu verschwenden.

Lass uns gemeinsam, mit dem passendem System, zu selbstbewussten Unternehmerinnen werden, die etwas bewirken!