Als Autorin auf Messe (Teil 1): Planung, Ablauf und Checkliste

Ich bin eigentlich kein Messe-Neuling. Seit meiner Teenagerzeit besuche ich die Buchmessen in Leipzig und Frankfurt wie andere Menschen einen religiösen Pilgerort. Ein- oder zweimal im Jahr von mehr Büchern umgeben zu sein, als ich jemals zählen könnte, ist so eine Art Selbstfürsorge für mich (auch wenn mich die Menschenmassen, die unweigerlich mit den Büchermassen einhergehen, manchmal überfordern).

Seit ich selbst veröffentliche hat sich daran eigentlich nur Eines im Wesentlichen geändert: Ich bin jetzt nicht mehr als Privatperson auf Buchmessen unterwegs, sondern als Fachbesucherin. Ich gehe gezielt zu Vorträgen und Workshops, treffe mich mit Kolleginnen sowie mit meinen Kooperationspartnern in Cover-Gestaltung, Lektorat und Distribution. Buchmessen sind für mich eher Networking-Events als Verkaufsveranstaltungen.

Zumindest bisher.

In den Ausstellerbereich habe ich - trotz mittlerweile 5 Jahren im Selfpublishing - bisher nur den kleinen Zeh gesteckt. Ich habe immer von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, die der Selfpublisher-Verband (Abre numa nova janela) seinen Mitgliedern bietet, und eines meiner Bücher am Stand des Vereins ausstellen lassen. Über den Anbieter Fakriro (Abre numa nova janela) habe ich mir bisher zweimal ein ganzes Regalfach gebucht, sowie einen Slot für Signierstunden. Zudem hatte ich schon das Glück, dass mein Distributor BoD (Abre numa nova janela) meine Bücher als aktuelle Bestseller-Titel mit zur Messe genommen hat. So oder so: Mein eigenes, persönliches Involvement in diesen Fällen war eher gering.

Irgendwie hat es mich aber in den Fingern gejuckt das Ganze einmal auszuprobieren und selbst Ausstellerin zu sein an einem Stand, an dem es nur um meine Bücher geht. Aber wie und wo fängt man da eigentlich an? Ich habe es jetzt einmal mit der BuchPassion (Abre numa nova janela) in Kempten durchgespielt und teile in zwei Blogbeiträgen meinen “Im-Nachhinein-ist-man-immer-klüger-Masterplan”.

Hier und heute geht es um die Vorbereitungen und den Ablauf eines solchen Events. Ich gehe den Prozess Schritt für Schritt durch und präsentiere am Ende eine kleine Checkliste, falls hier mal jemand selbst unter die Aussteller*innen gehen möchte. :)

Also, dann starten wir mal …

1. Alles hat seinen Preis

Es macht nicht unbedingt Spaß über Budgets nachzudenken, aber es muss immer der erste Schritt eines Plans sein: Wie viel darf es kosten? Mit einer Messe geht viel Aufwand einher, auch im finanziellen Bereich. Da wäre die Standmiete, die man an den Veranstalter entrichtet, die Kosten für An- und Abfahrt, dann noch etwaige Übernachtungen, Parkgebühren und Verpflegung. Aber das deckt nur das Wann und Wo ab! Das eigentliche “Messezeug” kommt noch obendrauf: Die Dekoration und Ausstattung des Stands, die Werbemittel, die man interessierten Leser*innen mitgibt, die Bücher und andere Artikel, die man zum Verkauf anbietet und und und …

2. Location, Location, Location

Generell gilt: Je größer die Messe, desto größer der finanzielle Aufwand. Die Standgebühren einer großen Buchmesse wie der in Leipzig oder Frankfurt sind im viertstelligen Bereich und steigen mit der Größe des Standes (üblicherweise wird hier in Quadratmetern gerechnet) an. Weil diese Messen Events sind, die zehntausende Besucher in die Stadt locken, sind auch die Preise für eine Übernachtung höher als vor oder nach der Veranstaltung. Man muss sich natürlich auch mit der Anzahl seiner eigenen Mitbringsel auf mehr “Laufkundschaft” einstellen.

Kleinere Buchmessen wie beispielsweise die Buch Berlin oder eine Ausgabe der BuchPassion (2024 an den Standorten Bremen, Köln und Kempten) sind anders ausgelegt. Hier mietet man einen Tisch für etwa 150,- bis 250,- € an, darf aber auch nicht den riesigen Besucheransturm der großen Buchmessen erwarten.

3. Von A nach B

Nicht außer Acht lassen sollte man auch die Frage: Wie komme ich mit meinem ganzen Krempel dorthin? Öffentliche Verkehrsmittel sind für Aussteller*innen aufgrund der Menge an Gepäck in der Regel keine Option. Wer kein eigenes Auto hat, sollte sich um einen Mietwagen kümmern. Wer selbst nicht fahren kann, sollte sich eine Begleitperson suchen (die am besten auch beim Be- und Entladen unterstützt).

4. Präsentation ist alles

Hat man geklärt, wo es hingeht und wie man hinkommt, kann man sich ganz konkret an die Standgestaltung machen. Je nach Veranstalter und Veranstaltung kann variieren, was einem vor Ort bereitgestellt wird. Manchmal hat man eine Art Kabine zwischen blanken Stellwänden, manchmal wird beispielsweise ein Tisch mit Stühlen gestellt. Was vorhanden ist, weiß man in der Regel schon bei der Buchung, andernfalls wird es vom Veranstalter zeitnah mitgeteilt.

Ist eine Stell- oder Rückwand verfügbar, kann man diese mit eigenen Postern und ähnlichem bestücken. Ist keine Wand vorhanden oder möchte man einfach einen professionelleren Look erreichen, kann man sie durch sogenannte Roll-ups oder Spannwände ersetzen. Für den Tisch braucht es eine Tischdecke - nicht nur aus ästhetischen Gründen, sondern auch, um darunter Kisten und Taschen zu verstauen, in denen man seine Produkte transportiert und aufbewahrt. Auf dem Tisch empfehlen sich Stützen, Ständer und Podeste, die Bücher und Werbematerialien (bspw. Lesezeichen und Postkarten) gut zur Geltung bringen. Gleichzeitig können sie als Sichtschutz fungieren für das, was man als Aussteller*in nicht “front and center” stehen haben möchte: z. B. die Kasse, den persönlichen Proviant und technische Geräte wie Laptops und Handys. (Bei letzteren sollte man auch an eine Power-Bank denken bzw. klären, ob der Stand einen Stromanschluss hat.)

5. Die Taschen voller Bücher

Wenn es um die Bücher geht, die man bei solchen Messen natürlich verkaufen möchte, lohnt es sich vorab Erfahrungswerte von Kolleg*innen zu erfragen, die schon an einer Veranstaltung derselben Größenordnung teilgenommen haben. Es macht keinen Sinn mit 500 Büchern auf eine Messe zu fahren, auf der sich erfahrungsgemäß eher 50 Exemplare verkaufen lassen. Das ist nicht nur enttäuschend, sondern kann auch viel unnötiges Geschleppe und Stress bedeuten. Oftmals ist der Aufbau eines Messestandes schon am Vorabend der Veranstaltung möglich, manchmal hat man aber auch nur wenige Stunden vor der Eröffnung, um alles herzurichten. Eine gute Planung ist die halbe Miete, damit der Aufbau nicht in unnötiges Gerenne zwischen Auto und Messehalle oder generell in Hektik ausartet. Und: Wer als Selfpublisher*in alle Bücher auf eigene Kosten produzieren lassen muss, spart bares Geld, wenn er von einer realistischen Messeauflage ausgeht.

6. Die Leser*innen kommen …

… wenn man Werbung gemacht hat! Idealerweise zieht schon die Veranstaltung an sich genug Bücherinteressierte an. Dennoch macht es Sinn auch als Autor*in selbst aktiv zu werden und zum Beispiel über seine Social-Media-Kanäle die Teilnahme an einer Buchmesse anzukündigen. Je nach Größe des Events, kann man auch direkt die Standnummer sowie Uhrzeiten und Orte (falls es nicht der eigene Stand ist) für Lesungen und Signierstunden kommunizieren. Natürlich möchte man auf Messen auch von neuen Leser*innen entdeckt werden, trotzdem sollte man die bestehende Leserschaft ausdrücklich einladen.

7. Die Kasse klingelt

Sind dann erst einmal Personen am Stand und möchten ein Buch erwerben, hat man hoffentlich Wechselgeld und Quittungsheft parat (Ich empfehle von Avery Zweckform “Quittung 1736” oder für Kleinunternehmer*innen “Quittungen 1742”), um einen Verkauf abzuwickeln. Ebenso sollte man einen geeigneten Stift zum Signieren und kleine Dankeschöns wie Süßigkeiten, Lesezeichen, Postkarten oder anderes Werbematerial zum Mitnehmen bereit halten. Auch mit einem freundlichen Gespräch oder einem gemeinsamen Selfie bleibt man in Erinnerung.

8. Ordnung ist das halbe (Messe-)Leben

Bei Messen fallen viele Verpackungen und Müll an. Für alles, von dem man schon weiß, dass man es nach Ende der Veranstaltung wieder mit nach Hause nimmt, sollte man auf wiederverwendbare Kisten und Taschen setzen. Alles, was weggeworfen werden darf, kann man ordentlich zusammentragen. In aller Regel gibt es am Event-Ort eine Möglichkeit leere Kartons, Papiere und Plastikverpackungen zu entsorgen. Es kann aber auch sein, dass man seinen Müll selbst wieder mitnehmen muss. Denkt also an Boxen und Tüten, in denen ihr alles sammeln könnt. Eine Spur der Verwüstung am eigenen Stand zu hinterlassen ist ein absolutes No-Go und wird von Veranstaltern generell nicht toleriert.

9. Wieder was gelernt!

Mit Messen ist es wie mit allem im Leben: Man erreicht Souveränität durch Erfahrung. Was ich bei der nächsten Messe anders machen würde, was meine Highlights waren und was ich immer wieder genauso angehen würde … Das ist ein Thema für einen anderen Tag! Übermorgen schon erscheint Teil 2 dieser kleinen Blog-Serie und damit mein ganz persönliches Resümee zur BuchPassion 7 in Kempten und meiner ersten Erfahrung als Ausstellerin.

Für heute verbleibe ich mit dieser übersichtlichen Checkliste, die hoffentlich allen Ausstellerneulingen hilft:

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So verpasst du nicht Teil 2 dieses Messeberichts - und auch sonst keinen Beitrag mehr! ;)

Bis zum nächsten Mal,

Phillippa