Monday Motivation #23

Die Krux mit den Besprechungen

Randvolle Kalender scheinen kein modernes Phänomen zu sein. Schon 1967 stellte Peter Drucker nüchtern fest: »Besprechungen sind definitionsgemäß ein Zugeständnis an eine mangelhafte Organisation. Denn entweder man bespricht sich oder man arbeitet.« (Drucker, 1967, S. 44) Organisationen werden nicht für Besprechungen bezahlt (obwohl ich mir bei einigen Managementberatungen da nicht ganz sicher bin), sie nutzen Besprechungen lediglich, um die Wertschöpfung zu koordinieren. Weniger Besprechungen sind also grundsätzlich besser.

Wohlgemerkt stammt diese Erkenntnis aus einer Zeit vor Outlook und Co. Was damals noch eher ein Problem an der Spitze der Hierarchie war, wurde durch Technologie zu einer Landplage. Nie war es so einfach wie heute, Zeit von anderen in Form von (virtuellen) Besprechungen zu stehlen. Technisch gesehen jedenfalls, denn praktisch erinnert es eher an Tetris für Fortgeschrittene, wenn ein passender Termin für mehr als zwei Teilnehmer gefunden werden soll.

Der Programmierer, Autor und Unternehmer Paul Graham unterscheidet zwischen dem Zeitplan von Managern und dem Zeitplan von Machern (Opens in a new window). Letztere brauchen möglichst lange Zeitabschnitte, in denen sie sich ungestört in ihre Arbeit versenken können. Für Manager hingegen besteht der Arbeitstag im Wesentlichen aus Besprechungen. Kompliziert wird es, wenn diese Zeitpläne aufeinandertreffen.

Leider setzt sich dann meist der Zeitplan der Manager durch, weil diese kraft ihrer Position dafür sorgen, dass alle in ihrem Takt mitschwingen. Und wenn dann noch der einzige Karrierepfad in der Organisation die Managerkarriere ist, nehmen sich ambitionierte Mitarbeiter den randvollen Kalender und diese Arbeitsweise des Chefs zum Vorbild. Das Ergebnis ist rastloses, aber wenig produktives Beschäftigtsein.

Jason Fried und David Heinemeier Hansson sind ähnlich wie Paul Graham leidenschaftliche Programmierer und seit über 20 Jahren sehr erfolgreiche Unternehmer. Weil sie beide mehr Macher als Manager sind, gibt es bei Basecamp keine offenen Kalender (Opens in a new window), d. h. es ist nicht möglich, jemand mal schnell mal einen Termin einzustellen. Trotzdem findet bei Basecamp ein reger Austausch statt, aber das meiste davon asynchron, beispielsweise durch tägliche Check-ins und wöchentliche Status-Updates. So kann jeder möglichst ungestört in seinem Macher-Zeitplan arbeiten und sich oder andere informieren, wenn es am besten passt.

Auch Zapier machte sehr positive Erfahrungen mit einer »Getting Stuff Done« Woche ohne Meetings (Opens in a new window), bei SAP gibt es den Meeting-freien »Focus Friday« (Opens in a new window) und bei Shopify wurden alle wiederkehrenden Besprechungen mit drei oder mehr Teilnehmern automatisch gelöscht (Opens in a new window). Und ich lasse mir von Office 365 mit Viva Insights automatisch zwei Stunden täglich als »Fokuszeit« blockieren. 

Wie erreichst du eine gute Balance zwischen Manager- und Macher-Zeitplan?

Einen guten Start in eine fokussierte Woche!
Marcus

Literatur

Drucker, P. F. (1967). The effective executive: The definitive guide to getting the right things done (repr.). Harper.

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