Nicht ohne meinen Kalender!

Wenn man wie ich viele Dinge in seinem Leben integrieren muss oder möchte , muss man echt gut im Projektmanagement sein. Im Laufe der Jahre habe ich mir verschiedene Taktiken erarbeitetet bzw. für mich gefunden, um meinen Alltag zu strukturieren und möglichst effizient und auch ressourcenschonend (Hinweis: Die Ressource bist du selbst!) zu arbeiten. Klappt das immer? Natürlich nicht. Ich bin weit von Perfektion entfernt und es gibt Tage, da muss ich alle Pläne über den Haufen werfen und mich neu ausrichten.
Darum geht es aber gar nicht. Ich finde, es ist viel wichtiger zu lernen, auf der Welle zu surfen. Die Gezeiten und die Stürme können wir nicht beeinflussen, aber wir können dafür sorgen, dass sie uns höchstens kurz untertauchen lassen. Konkret bedeutet das, dass ich recht viel Zeit aufwände, um zu planen – und mindestens genauso viel, um flexibel auf Veränderungen zu reagieren (dazu gehört manchmal tatsächlich auch dazu, wahlweise weinend oder auch fluchend zusammenzubrechen).

Ein wichtiges Instrument für meine Planung ist mein Kalender. Ich benutze dafür einen tatsächlich ganz oldschool einen aus Papier. Mit Apps oder anderen elektronischen Lösungen komme ich überhaupt nicht klar. Ich bin im allgemeinen auch große Verfechterin des handschriftlichen Arbeitens, dazu schreibe ich gern etwas mehr in einem eigenen Beitrag. Ich gebe aber zu, dass ich den Vorteil habe, hauptsächlich von zuhause aus zu arbeiten, wo ich den Kalender immer griffbereit habe, wäre ich viel unterwegs, müsste ich mir vermutlich eine andere Strategie aneignen.
Ich bin sehr eigen, was meinen Kalender angeht, und habe tatsächlich jahrelang gesucht, bis ich einen gefunden habe, der meinen Anforderungen entspricht. Es ist der Wochenplaner von Smart Panda (Öffnet in neuem Fenster) (Affiliate-Link zu amazon).
Er bietet für jede Woche eine Doppelseite Platz und jeder Wochentag hat eine Spalte mit einer Zeiteinteilung von 7 bis 20 Uhr, darunter etwas Platz für allgemeine Notizen. Samstag und Sonntag müssen sich leider eine Spalte teilen, das ist für mich einer der wenigen Nachteile dieses Modells. Es gibt zwei Jahresübersichten (für das laufende und das kommende Jahr) für den Gesamtüberblick, außerdem weitere Monatsblätter, die ich z.B. dafür verwende, längerfristige Projekte zu planen oder zu tracken. Im hinteren Bereich gibt es dann noch genügend Platz für Notizen.

Mit dem Kalender allein ist es nicht getan, für meine Planung benötige ich noch mehrere Stifte und natürlich Klebezettel 😉 Tatsächlich ist es für mich wichtig, immer dieselben Stifte zum Eintragen zu verwenden, wer diesen Monk-Faktor nicht hat, darf sich hier natürlich nach Lust und Laune austoben.

Ich verwende folgende Stifte:

• Einen Bleistift

• Einen ausradierbaren Gelschreiber von Legami (Öffnet in neuem Fenster)(Affiliate-Link zu amazon)

• Textmarker in zwei verschiedenen Farben

• Radiergummi

Mir bringt es viel, bei der Auswahl auf Schönheit zu achten, die Farben müssen mich ansprechen, die Stifte müssen gut in der Hand liegen und flüssig schreiben.

Die besten Tools nutzen aber nichts, wenn man sie nicht verwendet, deshalb möchte ich dir im folgenden auch erläutern, wie ich mein Leben (nicht nur meine Arbeit!) mit meinem Kalender plane. Grob kann man die Vorbereitung in folgende Teile gliedern:

• am Anfang des Jahres

• Monatlich

• Wöchentlich

• täglich

Irgendwann um den Jahreswechsel herum bereite ich den Kalender vor und notiere mir alle wichtigen Termine, das sind z.B. Geburtstage, Buchmessen und die Mittelaltermärkte, auf denen ich mit meiner Tanzgruppe auftrete. Dann gehören für mich als Mama die Schulferien dazu und die Wochenenden, an denen meine Tochter bei mir ist. Diese Termine notiere ich nicht nur an den jeweiligen Daten, sondern trage sie auch in die Jahresübersicht ein. Das empfinde ich als essentiell wichtig, denn nur so kann ich erkennen, ob ich mich in einem Monat vielleicht übernehme, weil an jedem Wochenende etwas Größeres ansteht.  Hier kommen auch schon die Post-Its zum Einsatz: Wenn ich z.B. weiß, dass ich eine größere Aktion wie All Hallows Read im Oktober realisieren will, überlege ich mir im Vorfeld, wann …