Time flies when you're having fun...  

...oder wenn man besonders viel auf der To Do-Liste stehen hat! Warum ist das so? Ich habe es schon öfter geschrieben: Wir haben kein gutes Zeitgefühl. Wobei,  eigentlich müsste ich richtiger sagen: Wir haben kein objektives Zeitgefühl. 

Und genau das macht uns auch so schlecht darin, korrekt einzuschätzen, wie lange etwas dauert - ein bestimmtes To Do zum Beispiel. Die TU Chemnitz hat in einer Studie untersucht, welche Faktoren unser Zeitempfinden beeinflussen (Öffnet in neuem Fenster)und verfälschen. An unserem Gehirn können wir nichts ändern - aber: Problem erkannt, Problem gebannt - deshalb gibt es heute im Newsletter Tipps, wie Du Zeitaufwände realistischer einschätzen kannst. ⏰💪🏻

Wenn am Ende der Zeit noch zu viele To Do's übrig sind

 ⏳ ...dann ist eine der möglichen Ursachen eine zu optimistische Zeitplanung!

Wenn wir einschätzen, wie lange eine Aufgabe dauern wird, ziehen wir verschiedene Faktoren heran: Wir versuchen uns an den Zeitaufwand zu erinnern, den wir in der Vergangenheit für ähnliche Aufgaben benötigt haben – und wir haben stets im Hinterkopf, wie lange wir für die Aufgabe brauchen SOLLEN. 

💭 Beides führt uns leider oft aufs Glatteis, denn unser Gedächtnis ist in Sachen Zeitwahrnehmung nicht besonders zuverlässig: Erinnern wir uns an viele Details, erscheint uns die Dauer länger - zum Beispiel, wenn wir eine neue Aufgabe zum ersten Mal bearbeiten. Sind uns keine besonderen Einzelheiten im Kopf geblieben (z.B. bei Routineaufgaben), erscheint uns die benötigte Zeit für diese Aufgaben deutlich kürzer. 

🤔 Was bedeutet das konkret für Dich?

Sich bei der Schätzung von Zeitaufwänden auf Dein Bauchgefühl zu verlassen, ist eine schlechte Idee. Deshalb hier 4 Tipps, wie Du Deine Zeit realistischer planst:

👣 Kleine Schritte: Je größer die Aufgabe, desto schlechter die Zeitschätzung – je kleiner und überschaubarer, desto präziser! Teile größere Aufgaben in mehrere kleine Teilaufgaben ein.

🔝Bottom Up statt Top Down: Statt den vage geschätzten Gesamtaufwand auf die Teilaufgaben zu verteilen, geh' lieber andersherum vor. Schätze die einzelnen Teilaufgaben und summiere die Aufwände. So macht Du Dich frei von der eigenen und fremden Erwartungshaltung an die Dauer einer Aufgabe.

⏱️ Überprüfe Dich selbst: Hast Du richtig geschätzt? Vergleiche einmal für eine Weile penibel deine Planung mit der Realität – Du wirst für deine künftige Zeitschätzung sehr wertvolle Erkenntnisse sammeln.

(Das geht mit Apps, aber natürlich auch ganz analog mit Stift und Papier: Einfach eine Tagesansicht Deines Kalenders ausdrucken und markieren, wie lange Du für welche Tätigkeit gebraucht hast.)

📦 Aufgaben bündeln: Du machst Dir die Zeitschätzung einfacher, wenn Du Tätigkeiten gleicher Art zusammenfasst. Planst Du den Zeitaufwand in Kategorien (z.B. Themenfindung für alle Februar-Newsletter), kannst Du auch viel besser definieren, wie lange Du für diese Aufgabe brauchen WILLST. 

Links der Woche

📲 Geklickt | Auch ich konnte mich dem ChatGPT (Öffnet in neuem Fenster)-Hype nicht entziehen und musst ausprobieren, was an der neuen AI-Textmaschine dran ist. Und ich muss sagen: Je nach Genauigkeit des Auftrags schon erschreckend gut. Nicht, um die Texte 1:1 zu verwenden, aber als ergänzendes Recherchetool durchaus spannend.

💡 Gelernt | Erinnerst Du Dich noch an die "Das magische Auge"-Bücher, (Öffnet in neuem Fenster) bei denen man unfokussiert auf bunte Stereogramme starrt, bis sich ein verstecktes Bild abhebt? Diese Woche habe ich durch diesen Text (Öffnet in neuem Fenster) gelernt, dass die Art und Weise, wie man diese Bilder betrachtet "panoramic vision" nennt - und das diese Technik unseren Parsympathikus, den Ruhe- und Erholungsteil unseres Nervensystems, aktiviert.

💭 Gedacht |  Gute Zuhörer stellen gute Fragen - und gute Fragen bringen einen oft wahnsinnig schnell voran. Wenn Du also überlegst, mit wem Du Deine Zeit verbringst, dann suche Dir gute Zuhörer und gute Fragensteller. Und falls Du selbst besser im Zuhören werden möchtest: hier findest du ein paar Tipps (Öffnet in neuem Fenster) - der wichtigste ist für mich jedoch: Erst zu Ende zuhören, dann über die eigene Antwort nachdenken.

✨ Impuls der Woche

„In god we trust, all others must bring data.“ 

(William Edwards Demin, amerik. Physiker und Statistiker)

Daten und Fakten erscheinen uns oft langweilig und dröge – außerdem ist es mühevoll, sie zu sammeln und zu analysieren. Oft erscheint es einfacher, der Intuition oder dem Bauchgefühl zu folgen. Aber genau wie unser Zeitgefühl, ist auch unsere Intuition nicht immer verlässlich. Denn: Die Qualität unserer Intuition hängt wesentlich von unserer Vorerfahrung und unserem spezifischen Wissen (Öffnet in neuem Fenster) ab. 

Wieviel Deiner Planung und Organisation basiert auf "Bauchgefühl", wie viel auf Daten?

Ich hoffe, der Newsletter hat Dir diese Woche Freude gemacht, Dich unterhalten und Dir vielleicht den ein oder anderen Impuls gegeben - ich wünsche Dir jetzt einen guten Start in den Samstag!

Übrigens: Wenn Du meinst, dass dieser Newsletter auch für eine/n Freund/in interessant sein könnte - ich freue mich, wenn du ihn weiterleitest! 

Viele Grüße,